체계적이고 조직적으로 업무를 처리하는 방법

철저한 자기조직화

들어가며

지난 포스팅에서 잠깐 소개했던 “잠들어 있는 시간을 깨워라”를 계속 리뷰해 보고 있습니다. 저자는 3장에서, 자기 조직화에 대해 설명하고 있는데요, 능률적으로 일을 처리하기 위해서는 조직화된 상태에 머무는 것이 중요하다고 강조하고 있습니다.
 
조직화라는 것은 무엇일까요? 마구잡이로 닥치는 대로 일하는 것이 아닌, 목표를 설정하고 목표에 이르는 중간 단계를 설정한 후, 철저히 계획된 상태에서 일하는 것을 말합니다. 한 마디로, 언제 무엇을 해야 할지를 그 시점이 되기 전에 결정하는 것이 조직화의 핵심이라고 할 것 같습니다.
 
철저한 계획과 조직화는 어찌보면 너무나도 당연하게 갖추어야 할 덕목이지만, 실제로 회사에서 일하다 보면 뚜렷한 목표 / 철저한 계획을 가지고 체계적으로 업무에 임하는 사람을 찾는 것은 매우 힘듭니다. 저를 포함해서 말이지요. 그것은, 생각보다 늘 의식하지 않으면 실천하기 힘든 것이기도 합니다.
 
저자는 이 장에서, 자기 조직화를 이루기 위한 방법을 세 가지 카테고리, 즉 철저한 계획, 청결한 근무공간, 올바른 시간관리의 측면에서 제시하고 있습니다.

조직적으로 일하는 세 가지 방법

 

1. 철저한 계획

 
저자는, 성공한 사람들은 모두 다 꾸준하고 끈질긴 계획가였다고 말합니다. 높은 성취를 이루는 사람들은, 계속해서 목표를 적고, 그 중간 과정을 설정해서 기록한다고 합니다. 종이 위에서 생각한다는 것이지요.
 
시간이 없다는 핑계도, 어떤 의미에서는 미리 계획하지 않아서 생기는 변명이라고 강조하고 있습니다. 시간 빈곤으로부터 벗어나기 위해서는 철저한 업무 계획을 세워서, 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 나누고 꼭 해야 하는 일에 집중해야 하는 것이라고 강조합니다.
 
계획에 관한 유명한 경구가 있습니다. 바로, “계획에 실패하는 것은 실패를 계획하는 것이다” 라는 말이지요. 계획 없이 마구잡이로 일하면서도 높은 성과를 얻는 것은 요행을 바라는 것과 같습니다. 저자는 계획에 투자하는 시간이 충실할수록 실제 업무에서 시간을 절약하고 높은 성취를 이룰 가능성이 높아진다고 강조합니다. 심지어, 계획에 1분 투자할 때마다 10분씩을 더 벌 수 있다고 하는군요. 계획에 공들이고 계획이 충분한 신경을 쓰도록 노력해야 될 것 같습니다.
 

2. 청결한 근무 공간의 유지

 
일 잘하는 사람들은 하나같이 단정한 근무 공간을 구성하고 있습니다. 제가 아는 한 선배 분은 책상 위에 아무것도 없더라구요. 신입사원이 컴퓨터를 처음 세팅했을 때처럼, 항상 그런 상태를 유지하는 것을 보았습니다. 퇴근할 때 보면, 빈자리가 아닐까 생각이 들 정도로, 책상 위를 완전히 깨끗하게 비우는 스타일이었습니다.
 
이 분은 업무 중에도 노트 하나와 연필 한 자루만 빼고는 모두 서랍 속에 정리해 놓는 습관을 가지고 있습니다. 이 분의 업무 성취도와 책상의 단정함이 직접적인 관계가 있는 것인지 알기는 어렵습니다만, 논리가 심플하고 문제를 단순화하해서 생각하는 능력은 인정할 만 한 분입니다. 그런 업무 스타일이, 그분의 책상과 많이 닮았다는 생각을 하게 되었어요.
 
그 책상에서 굉장히 깊은 인상을 받고 나서 저도 책상을 정리하기 시작했습니다. 그 때까지만 해도 제 책상 위에는 온갖 잡동사니가 놓여 있었습니다. 음료수, 커피 마신 종이잔, 문구용품, 서류 등이 가득 쌓여 있었지요. 자세히 하나하나 살펴 보니, 몇 달 동안 들추어 보지 않은 서류들, 있는지도 몰랐던 자잘한 물건들, 언제든지 컴퓨터에서 열어볼 수 있는데도 출력해 놓은 문서 등이 꽤 많이 있더라구요. 이런 것들을 하나하나 추려 내어 쓰레기통에 버렸습니다. 필요한 물건이더라도 당장 오늘의 업무에 필요하지 않은 것들은 서랍 안에 다 정리했지요. 그렇게 해서 깨끗한 업무 환경을 구축해 놓았습니다.
책상이 깨끗해지니까, 심리적으로 정돈되는 느낌을 받을 수 있었습니다. 정신을 흐트러뜨리는 요인들이 없어지게 되면서 업무 능률이 올라가는 것도 체감할 수 있었지요. 불필요한 잡동사니들이 차지하고 있던 공간을 비우면서, 좀더 넓은 공간에서 편안하게 업무에 집중할 수 있었습니다. 아무튼, 여러 가지 측면에서 제가 책상 정리에 신경쓰고 난 이후로부터는 업무 만족도와 성취도가 올라갔다고 저는 자평합니다.
 

3. 시간관리

저자는, 시간 관리에 신경을 쓰는 것도 조직화된 사람의 공통된 특징이라고 말합니다. 이 역시 저를 포함한 말입니다만, 회사에서 시간을 철저히 계획해서 일하는 것은 생각보다 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 그 와중에도 나름대로 업무에 소비되는 시간을 미리 예측하고 일하는 사람들은, 주위 사람들에 비해서 뛰어난 성과와 두각을 나타내는 것을 볼 수 있습니다.
 
어떤 업무에 어느 정도의 시간이 걸릴 것인지 미리 예상하는 것은 아주 중요합니다. 그래야 하루에 소화할 수 있는 업무의 양을 결정하게 되고, 자기의 기존 계획에 미뤄 보았을 때 새로운 업무를 받을 수 있는지 없는지를 판단할 수 있지요. 이러한 시간 예산이 없으면, 시키는 사람의 입장에서도 불편합니다. 업무 지시를 할 때마다 모두 다 알겠다고 말하고 받은 다음, 나중에 보면 하나도 진척된 것이 없는 경우가 많지요. 왜 진척이 없느냐고 물어보면 시간이 없었다고 이야기하는 경우가 있습니다. 이런 경우는 본인이 업무를 받을 때부터, 자기가 가지고 있는 시간의 양이 얼마인지를 잘 모르고 있었기 때문에 빚어진 일이겠지요.
 
저자는 시간 관리를 잘하기 위한 기법으로서, 계획표를 사용할 것을 강조합니다. 연간, 월간, 주간 계획표를 사용함으로써, 해야 할 일들을 잊어버리지 않고, 사용한 시간의 양을 실시간으로 체크할 수 있는 것이지요.
 
저자는 조직적으로 일을 잘 하기 위해서 항상 리스트를 작성해야 한다고 말합니다. 어떤 일을 할지, 업무에 임하기 전에 미리 결정해야 한다는 것이지요. 저자는, 목록을 만들기만 해도 25퍼센트의 시간을 더 확보할 수 있다고 말합니다. 어떤 일을 해야 할지 몰라서 혼란스럽고 혼돈에 빠지는 경우가 많은데, 해야 할 일의 목록을 리스트로 작성하면 생각이 정리되고, 무엇을 해야 하는지 명확히 보이게 되죠. 그러면 혼란 스러운 정신상태를 감당하느라 에너지를 사용하지 않아도 됩니다.
 
저 역시도 여러 사람의 요구를 동시에 받다 보면, 무엇을 먼저 해야 할지, 무엇을 해야 하는지조차도 혼란스러워서, 심리적으로 불안한 상태에 놓인 적이 많이 있는데요, 이럴 때마다 노트를 꺼내서 생각나는 대로 해야 할 일들을 차례대로 적어 보는 습관을 가지게 되었습니다. 그렇게 되면 일단 생각이 정리되고, 지금 당장 무엇을 해야 하는지가 명확히 보이기 때문에, 심리적인 불안과 부하를 덜고 일을 시작할 수 있게 되는 것을 많이 경험 했습니다.
 

마치며

 
오늘은 더 많은 시간을 확보하고 높은 성취를 얻는 기술을, 자기 조직화의 측면에서 소개해 보았습니다. 포스팅으로 소개할 수 있는 내용은 제한되어 있어서, 보다 충실하고 충분한 내용을 읽고 싶으시면 꼭 책을 사시거나 빌려서라도 읽어 보셨으면 좋겠습니다. 반복해서 읽어도 좋을 만큼 유용한 책입니다. 직장생활 초년차 때 얻을 수 있는 내용과 5~6년차 때, 그리고 10년차 때 얻을 수 있는 내용이 각각 다르고, 적용할 수 있는 범위와 깊이에도 차이가 난다고 생각합니다. 다음 시간에 좀더 깊이 있는 내용으로 또 포스팅 하도록 하겠습니다. 좋은 하루 되세요!